Są rzeczy, które w kontaktach biznesowych powinny być oczywiste. Nie wymagają masterclassów z komunikacji ani szkoleń z etykiety. Wystarczy odrobina uważności, szacunku i… odpowiedź na wiadomość. Zdziwienie? Dla wielu – niestety tak. Bo choć lubimy mówić o profesjonalizmie, brandingu, wartościach firmy, to często zapominamy, że kultura organizacji zaczyna się od tego, jak odpowiadamy na maila.
A raczej – czy w ogóle to robimy.
„Nie mamy przestrzeni na współpracę” brzmi lepiej niż cisza
Nie każda wiadomość wymaga długiego elaboratu. Czasem wystarczy jedno zdanie: „Dziękujemy, ale obecnie nie jesteśmy zainteresowani.” Albo: „Doceniamy propozycję, ale nie planujemy rozszerzać współpracy.” Nic wielkiego, a jednak – w praktyce – dla wielu firm czy instytucji to Mount Everest uprzejmości. Dużo łatwiej jest zamilknąć. Przemilczeć temat. Zignorować. Może się samo rozwiąże. Może zapomni. Może nie zauważy.
Tylko że druga strona – ta, która napisała z intencją, propozycją, zaproszeniem do współpracy – właśnie to zauważa najbardziej. Bo milczenie to też komunikat. I to bardzo głośny.
Brak odpowiedzi nie jest neutralny. Jest jednoznaczny
Ignorowanie wiadomości nie jest brakiem stanowiska. Jest wyborem. Jest zachowaniem. Jest informacją, którą wysyłasz: „Nie jesteś dla mnie ważny.” Nie „nie mamy czasu”. Nie „umknęło w skrzynce”. Tylko: „Nie zasługujesz nawet na krótkie ‘nie’.” I to boli. Nie dlatego, że ktoś nie chciał współpracować – to przecież naturalne, że nie każdy projekt się spina. Boli dlatego, że potraktowano Cię jak powietrze. Jak automatyczny spam. Jak ktoś, komu nie warto poświęcić nawet chwili, by domknąć komunikat.
„To tylko mail, przecież nikogo nie obrażam”
A właśnie że obrażasz. Bo ignorowanie to nie jest stan pasywny. To działanie, które zostawia ślad. I które mówi więcej niż setki frazesów o „dobrych relacjach z klientem” czy „partnerskiej atmosferze współpracy”. Wiesz, co jest partnerskie? Odpowiedź. Nawet krótka. Nawet odmowna. Ale jasna i uczciwa.
Szczególnie w mniejszych miastach, gdzie relacje i reputacja mają większe znaczenie niż najdroższe kampanie marketingowe. Szczególnie w branżach opartych na zaufaniu i personalnym kontakcie. Szczególnie wtedy, gdy za drugim ekranem jest człowiek, a nie tylko „kolejna oferta”.
Nie musisz być miły. Wystarczy, że będziesz przyzwoity
Nie chodzi o to, żeby każdemu pisać dziękczynny elaborat. Chodzi o minimum przyzwoitości. O świadomość, że ktoś poświęcił czas – więc Ty też poświęć te 20 sekund, by odpisać. To nie jest luksus. To nie jest nadprogramowa uprzejmość. To standard. Albo raczej – powinien nim być.
Bo profesjonalizm nie zaczyna się od wielkich słów na stronie „O nas”. Zaczyna się od odpowiedzi na prostego maila.
Nieodpisywanie to nie asertywność. To unikanie
Czasem słyszę: „Nie odpisuję, bo nie chcę się tłumaczyć, wolę nie wchodzić w dyskusję.” Rozumiem – każdy z nas ma ograniczoną energię i czas. Ale odpowiedź nie musi być zaproszeniem do dialogu. Może być zamknięciem tematu. I to wystarczy. Milczenie nie jest przejawem siły – jest często dowodem na to, że brakuje nam odwagi komunikacyjnej. A to, paradoksalnie, nie chroni nas – tylko wystawia nas na ocenę. I to nie tę, którą sami sobie wpisaliśmy do zakładki „misja i wartości”.
Dobrze napisana wiadomość zasługuje na dobrze napisaną odpowiedź
Bo jeśli ktoś pisze z szacunkiem, z konkretną propozycją, z wartością – to zignorowanie tego nie świadczy o jego poziomie. Świadczy o Twoim. I prędzej czy później – będzie to miało znaczenie. Bo to, jak komunikujesz się z ludźmi, wraca. I nie zawsze w sposób, który da się wyczyścić PR-em.